UTVECKLINGSSAMTAL

Beskrivning av utvecklingssamtalet

Utvecklingssamtalet är en årlig strukturerad dialog mellan chef och medarbetare med fokus på medarbetarens hela arbetssituation. Utvecklingssamtalet är också ett led i det systematiska arbetsmiljöarbetet och samtalen ska vara planerade, återkommande och utvecklande för verksamheten och medarbetaren. För att utvecklingssamtalen ska få bästa effekt, bör de följas upp under året innan nytt samtal ska hållas.

Syftet med utvecklingssamtalet

Utvecklingssamtalet har verksamheten som utgångspunkt, att förstå verksamhetens behov, mål och utveckling är grundläggande för medarbetarens utveckling.

Utvecklingssamtalet syftar till:

  • Att förankra mål för verksamheten, säkra kompetens och medarbetarengagemang.
  • Att fånga upp och utvärdera medarbetarnas syn på verksamheten, organisation, ledarskap arbetsmiljö, behov av kompetensutveckling samt förebygga ohälsa och stress.
  • Att medarbetaren får tillfälle att ge återkoppling på verksamheten, sin chef och på så sätt bidra till utveckling och eventuell förändring av verksamheten.
  • Att medarbetaren får återkoppling på sina arbetsinsatser och att en diskussion förs om medarbetarens utvecklingsbehov/möjligheter/önskemål.
Förberedelser inför samtalet

Att förbereda utvecklingssamtalet är ett gemensamt ansvar för både chef och medarbetare, där de bör tänka igenom de områden som bör diskuteras. Både chef och medarbetare förbereder sig på vad man vill uppnå med samtalet och vilka områden som är viktigast att fokusera på.

Inför ett utvecklingssamtal bör man även gå igenom föregående års samtal. Förbered en diskussion kring avdelningens samt individens mål och gör dessa mål tydliga. Förbered konstruktiv feedback till medarbetaren. Fundera över vilken typ av kompetensutveckling som kan vara aktuell kopplat till verksamhetens mål. Förbered med anteckningar allt du som chef vill ta med i samtalet.

För att man som chef ska kunna säkerställa att man öppnar för en dialog är det bra att ställa så öppna frågor som möjligt. Dessa kan börja med:
Hur ser du på..?”, ” Vad behöver.. ?”, ”Vilka förutsättningar …?” osv.

Det är en förutsättning att utvecklingssamtalet förs som en ömsesidig diskussion, där man delar på tiden att lyssna och prata. Det är även en förutsättning att utvecklingssamtalet kan genomföras ostört och på en bra plats utan störande moment. En annan viktig förutsättning är även att det finns relevant tid uppsatt för mötet, en god tumregel för utvecklingssamtalets längd är mellan 1 till 1,5 timme.

Medarbetaransvar

Att förbereda ett utvecklingssamtal är även medarbetarens ansvar. Medarbetaren bör precis som chef, gå igenom föregående års utvecklingssamtal och fundera över om det som då bestämdes har uppnåtts. Medarbetaren bör förbereda en beskrivning över hur arbetssituation ser ut för stunden, fundera över relevanta mål för sitt arbete och vilket behov av utveckling som finns för att kunna sköta arbetet på bästa sätt.

Struktur och dokumentation

Som stöd för utvecklingssamtalet kan det vara bra att utgå från en struktur (mall/guide). En mall/guide för utvecklingssamtal kan både användas under förberedelserna inför utvecklingssamtalet och under själva genomförandet och ska fungera som ett stöd för att inte missa något område som är viktigt för utvecklingssamtalet, samt kunna fungera som ett enkelt stöd att föra anteckningar och dokumentera överenskommelser i en utvecklingsplan. Om man använder sig av en mall/guide så ska det enbart ses som ett hjälpmedel och inte låta samtalet styras för mycket utav det. Fokus för utvecklingssamtalet ska vara en konstruktiv dialog mellan chef och medarbetare och där det ska tillåtas att prata om sådant som kanske ej finns med i mallen/guiden, men som är av stor vikt för en medarbetares totala arbetssituation.

En generell struktur för ett utvecklingssamtal finns nämligen inte. Alla verksamheter och medarbetare har sina egna unika behov och som därmed påverkar innehållet för ett utvecklingssamtal.

En mall/struktur för utvecklingssamtalet säkerställer enbart att man inte missar något område som är viktigt att prata om samt att alla medarbetare inom en och samma verksamhet får chans till likadana utvecklingssamtal (dvs alla chefer inom en verksamhet utgår från samma struktur). Alla utvecklingssamtal bör även leda till att en summering och dokumentation finns, över de eventuella överenskommelser som gjorts under samtalet. Detta görs i en så kallad handlings-/ eller utvecklingsplan.

Se för avsnittet förslag på en guide för utvecklingssamtalet, där även en handlings-/utvecklingsplan ingår.

Uppföljning

Då det oftast passerar ett år mellan utvecklingssamtalen, bör dessa följas upp någon gång under tiden, förslagsvis vid halvtid, innan nytt utvecklingssamtal ska hållas. Genom en uppföljning kan man se om planerade aktiviteter, utvecklingsplaner eller mål går som tänkt för medarbetaren. Om något i tillvaron ändrats kan det ibland även vara relevant att förändra utvecklings-/handlingsplanen för medarbetaren. Genom att arbeta med en uppföljning av handlingsplanen ökar möjligheterna till att utvecklingssamtalen blir kraftfulla chefsverktyg samt att medarbetare sin utveckling att hända.

Exempel på områden som bör ingå i ett utvecklingssamtal
  1. Uppföljning av föregående års samtal
    Följ upp det som man var överens om vid förra utvecklingssamtalet och vad som har hänt sedan dess med de utvecklingspunkter som då togs upp. Medarbetaren bör även få chans att reflektera också över vad han/hon är mest nöjd med i sitt arbete under den senaste tiden och vad som behöver utvecklas. Reflektion och återkoppling görs av både chef och medarbetare hur arbetssituationen som helhet har upplevts.
  2. Arbetsuppgifter och mål
    Stäm av verksamheten-/eller avdelningens mål, så att de är kända för medarbetaren. Tydliggör också tillsammans hur målen påverkar medarbetarens ansvarsområde och arbetsuppgifter. Sätt upp individuella mål för kommande period, sätt upp en tidpunkt när de ska vara klara samt hur och när uppföljning ska ske. Medarbetaren bör inför samtalet själv fundera på vilka mål han/hon anser ska finnas med och att ni utifrån dessa föra en diskussion om målen.
  3. Arbetsmiljö och hälsa
    Det är viktigt att under utvecklingssamtalet prata om såväl den fysiska som den psykiska arbetsmiljön. Det är också tillfälle att prata om det som inte är direkt arbetsplatsanknutet men ändå kan påverka hälsan och därmed arbetet. Något att fundera på kan vara om hälsan påverkar arbetet eller om arbetet påverkar hälsan.
  4. Feedback/återkoppling mellan chef och medarbetare
    Både chef och medarbetare få möjlighet att ge feedback/återkoppling. Det är viktigt att tänka på att återkopplingen ska vara tydlig, konkret och syftet ska vara att man vill hjälpa den andra att bli bättre. Meningen är att utvecklingssamtalet ska stärka medarbetaren med hjälp av återkopplingen som sker under samtalet.
  5. Utvecklingsområden
    Diskutera behov, önskemål och utvecklingsinsatser för att bättre möta verksamhetens-/butikens mål. Gör en utvecklings-/handlingsplan där de aktiviteter som bör ske under året finns antecknade. Utvecklingsinsatser eller för att öka kompetens behöver det inte handla om utbildning och eller kurser utan det finns många andra former av kompetensutveckling (se förslagsruta nedan).
  6. Uppföljning av mål under året
    Om utvecklingssamtalen omfattar att sätta mål på medarbetaren, så är det viktigt att avsätta en stund för att följa upp dessa någon eller några gånger under året för att säkerställa att allt går enligt planeringen eller för att behöva göra justeringar om någonting händer. Det kan vara bra att skriva ner noteringar gällande detta och ha med sig till nästa utvecklingssamtal.
  7. Gå tillsammans igenom anteckningar och handlingsplanen
    Underlaget bör signeras av båda parter och kopieras eller skickas via mail så både chef och arbetstagare har varsitt exemplar. Det är viktigt att se dokumentationen av samtalet som minnesanteckningar mellan er två som deltog i samtalet. Om en chef slutar så är det endast utvecklings/aktivitetsplanen som överlämnas av den avgående chefen till tillträdande chef. Däremot så kan medarbetaren själv välja att ta med en kopia på hela dokumentationen då det är dags för utvecklingssamtal med den nya chefen.
  8. Uppföljning av mål under året
    Om utvecklingssamtalen omfattar att sätta mål på medarbetaren, så är det viktigt att avsätta en stund för att följa upp dessa någon eller några gånger under året för att säkerställa att allt går enligt planeringen eller för att behöva göra justeringar om någonting händer. Det kan vara bra att skriva ner noteringar gällande detta och ha med sig till nästa utvecklingssamtal.


Tips för att lyckas med utvecklingssamtalet

  1. Skapa en dialog och lyssna
    Ett bra utvecklingssamtal är ett ömsesidigt utbyte mellan medarbetare och chef. Släpp rollen som intervjuare och fokusera på svaren istället för på frågorna. Som chef är det viktigt att du lyssnar och du både kan ge och ta kritik på ett konstruktivt sätt.
  2. Utgå från samma frågeställningar/områden som ska diskuteras
    Att båda partar är förberedda är en förutsättning för att samtalet ska ge något. Se till att medarbetaren i god tid inför samtalet får de frågeställningar han/han ska förbereda sig på och att medarbetaren själv formulerar egna viktiga punkter att ta upp.
  3. Välj rätt mötesmiljö
    Håll utvecklingssamtalet på en så ostörd plats som möjligt. Att ses i lunch-/fikarummet kan skapa sämre förutsättningar för en öppen dialog då samtalet kan avbrytas av andra kollegor.
  4. Sätt ram och struktur för utvecklingssamtalet
    Inled samtalet med att sätta ramar och struktur. Som till exempel att det är ett gemensamt samtal med gemensamt ansvar. Stäm av era förväntningar, var tydliga med hur lång tid som är avsatt för samtalet, och se till att inga telefoner, mejlpling eller kollegor stör. Använd gärna en checklista (eller mall/guide) att förhålla sig till – då kan man istället ha fullt fokus på dialogen och inte riskera att missa något viktigt att prata om.
  5. Gör en handlingsplan
    Avsluta samtalet med att göra en individuell handlingsplan för medarbetaren.
  6. Se till att beslut följs upp och löften infrias
    Summera vad ni kommit fram till under samtalet och var tydlig med hur planen framåt ser ut. Förklara hur du/ni eventuellt tar saker vidare som kommit upp under samtalet, som måste hanteras. Innan samtalet avslutas, boka in ett uppföljningssamtal någon gång innan nästa utvecklingssamtal ska hållas, lämpligen vid halvtid, eller cirka halvår framåt i tiden.
  7. Gå tillsammans igenom anteckningar och handlingsplanen
    Underlaget bör signeras av båda parter och kopieras eller skickas via mail så både chef och arbetstagare har varsitt exemplar. Det är viktigt att se dokumentationen av samtalet som minnesanteckningar mellan er två som deltog i samtalet. Om en chef slutar så är det endast utvecklings/aktivitetsplanen som överlämnas av den avgående chefen till tillträdande chef. Däremot så kan medarbetaren själv välja att ta med en kopia på hela dokumentationen då det är dags för utvecklingssamtal med den nya chefen.
  8. Håll utvecklingssamtal ungefär en gång per år
    Ofta håller man utvecklingssamtal en gång per år. Fundera på ett bra intervall för just Er verksamhet?.

 


Vad som utvecklar – exempel på utvecklingsaktiviteter

Den största delen av kompetensutvecklingen vet man sker på arbetsplatsen och i det dagliga arbetet istället för påkostade utbildningar och kurser.

Kompetensutveckling och utbildning är inte samma sak. Kompetensutveckling är som regel mycket bredare insatser och aktiviteter – som dessutom oftast kan bedrivas på arbetsplatsen och även ge störst på både verksamheten och för medarbetare. Exempel på sådana aktiviteter är:

  • Medarbetarsamtal och individuella utvecklingsplaner.
  • Hur man organiserar så att medarbetarna ska utveckla sin befintliga kompetens i nuvarande och framtida roller.
  • Hur äldre eller mer erfarna medarbetare kan överföra kunskap och erfarenhet till yngre eller mindre erfarna kollegor.
  • Arbetsrotation, man får chans att prova på arbete på andra grupper/avdelningar.
  • Att ha workshops där hela gruppen blir involverad.
  • Urvalsarbetet, dvs läs igenom brev/cv:n, intervju, eventuella tester och referenstagning
  • Planerade konferenser.

 

page.php