SAMTAL I CHEFSROLLEN
Samtalet är för en chef ett av de viktigaste verktygen. Regelbundna samtal och tät dialog är en förutsättning för att kunna leda medarbetare och utveckla verksamheten. I samtalen fångar man upp medarbetares insikter om verksamhetens behov, medarbetares motivation och välmående. Genom dagliga spontana samtal kan man även förebygga och tidigt upptäcka eventuella signaler på ohälsa eller andra problem. En daglig dialog bör vara en naturlig del av verksamheten.
Det finns även ett flertal mer formella samtal som chef/ledare måste genomföra. Dessa kräver ibland både erfarenhet och kunskap för att kunna genomföras på ett bra sätt. De måste även ofta planeras in i förväg och förberedas till skillnad från de vardagliga avstämningarna och samtalen. Exempel på sådana samtal är följande:
- Feedbacksamtal
- Mål- och utvecklingssamtal
- Lönesamtal
- Svåra samtal – såsom uppsägning, misskötsel, samarbetsproblem, konflikthantering, missbruksproblem el dyl
Förutsättningar för bra samtal
För att ett samtal ska kunna vara konstruktivt är det viktigt att samtalet bygger på en dialog. Det innebär att samtalet sker från allas perspektiv av de som är del av samtalet, dvs att man både pratar, lyssnar och respekterar varandras åsikter. Att bli lyssnad till bekräftar och speglar personens värde för det viktigaste är inte det man säger, utan vad mottagaren uppfattar att man säger.
För att få till en bra dialog
- Tydliga ramar
- Att följa och respektera den tid som är ämnad
- Avskild och ostörd plats
- Undanröj störande inslag (antecknande, mobiltelefon mfl)
- Ställ öppna frågor
- Ett aktivt lyssnande
När man som chef sätts på prov – det svåra samtalet
De allra flesta dialogerna som hålls på en arbetsplats är konstruktiva och positiva. I dessa behöver man inte i förväg planera vad. Men när det kommer till de svåra samtalen, behöver man en förberedelse och genomtänkt agenda för samtalet.
Svåra samtal kan handla om gränssättning, göra korrigeringar/muntliga varningar eller för att framföra negativ feedback. Orsakerna kan vara många, som exempelvis oacceptabelt beteende, låg prestation, fusk, slarv, lögner eller brott. Svårigheten för chefen ligger ofta i att genomföra samtalet på ett professionellt sätt, utan känslor tar överhanden. Många kan känna både oro, ångest, rädsla och osäkerhet inför dessa samtal. Men med förberedelse och struktur ges bättre förutsättningar att på ett tydligt och konstruktivt sätt genomföra dessa samtal.
Hur man kan förbereda och genomföra ett ”svårt” samtal
- Bestäm syftet med samtalet
Var tydlig med vad som är syfte och vads om ska åstadkommas med samtalet. Vad ska uppnås? Fokus skall alltid vara sakfrågan. Undvik att blanda in känslor och subjektiva tolkningar då det lätt gör att det skymmer det verkliga problemet och tar onödig tid och energi. - Ha bakgrundsfakta klart
Samla in all fakta som rör de händelser som är grunden för samtalet, så att det finns en god övergripande bild. Samla in information från olika källor så att det går att uppvisa en objektiv uppfattning eftersom det ökar möjligheten till ett konstruktivt samtal. - Välj tidpunkt och plats
Skapa en god samtalsmiljö. Välj en neutral miljö med så lite störande moment som möjligt. Undvik en synlig plats för övriga kollegor och ett avgränsat rum där andra ej behöver komma in och störa. Stäng av mobiltelefonen och varken skriv eller läs på datorn om det finns en sådan med i mötet. Undvik att ha mötet inför en helg, så att medarbetaren tar med alla intryck under flera dagar utan att man har möjlighet att göra en återkoppling och få en uppföljning dagen efter. - Förberedelse på reaktioner
Var förberedd på att behöva hantera reaktioner som kommer, de s k försvarsmekanismer som kan uppstå hos en person när de sätts i en jobbig situation. Konflikter kan ofta skapa starka reaktioner som kan verka irrationella, men är ofta ett naturligt sätt att reagera i konfliktfyllda situationer. Reptilhjärnan signalerar fara och hot och då går vi in i försvarsläge för att klara krisen. Typiska försvarsmekanismer kan vara, motangrepp, hot, martyrskap, sarkasm, ilska, tårar, förnekande, tystnad idyllisering, intellektualisering, rationalisering och projicering.Ha förståelse för medarbetarens reaktioner. Förväxla inte förståelse med sympati. Man behöver inte sympatisera och dela medarbetarens åsikter bara för att visa förståelse och medkänsla. - Genomför, dokumentera och följ upp samtalet
Var förberedd inför samtalet och genomför det gärna med stödord. Dokumentera vad som framkommer och vad som kommer blir en överenskommelse. Följ upp samtalet efter en viss tid och stäm av att åtgärder genomförts enligt överenskommelse.
|
|
|
|
|
|