REKRYTERING

Rekryteringsarbete är tidskrävande och att lyckas göra en rätt rekrytering är svårt. Därför är det viktigt med struktur och kvalitetssäkra arbetet. Det finns många fördelar med att planera för tid och arbetssätt med rekrytering, då baksidan av en mindre lyckad rekrytering är hög kostnad både i tid och pengar.

Med en strukturerad rekrytering blir arbetet effektivt och kvalitetssäkrat. Det finns ingen process som passar för alla olika typer av rekryteringar och verksamheter. Vilken struktur som är bäst, beror på verksamhetens och vilket jobb som avses.

Struktur i rekryteringsarbetet

Det viktigaste i en rekrytering är att hitta rätt kandidat, dvs ny medarbetare. Men det är även viktigt att kunna göra rekryteringsarbetet effektivt och med kvalitet i alla moment av arbetet. Ett strukturerat arbete, steg för steg, som kan ta hänsyn till alla intressenter som kommer i kontakt med arbetsgivaren. Kandidatupplevelsen är mycket viktig, det är uppfattningen om arbetsgivaren och varumärket. Har en kandidat tagit sig tid att visa intresse och skickat in en ansökan, är det viktigt att man ger återkoppling kring hur processen går, både under pågående rekrytering samt när den är avslutad. Genom en god kandidatupplevelse säkras även en god bild av varumärket.
Vanliga steg i ett rekryteringsarbete är:

  • Genomlysning av behov och tidplan
    När ett rekryteringsbehov uppstår, görs en bedömning till vilken roll rekryteringen ska göras, samt vilken kompetens som behövs. Därefter bör en tidplan göra – med framförhållning då en vanlig rekrytering tar i regel mellan sex till åtta veckor att genomföra. För säsongsrekryteringarbehövs rekryteringsplanering göras med god framförhållning.
  • Kravprofil
    För den roll man ska rekrytera till bör en kravprofil göras, och det är en lista på det som man kräver av en kandidat:
    vilken kompetens behövs? tidigare erfarenheter? Vilka drivkrafter i personligheten är viktiga?
    Denna kravprofil ska sedan följa rekryteringsarbetet ända in i mål, för att hitta rätt medarbetare.
  • Jobbannons
    När en kravprofil är gjord/skriven, kan man skapa en konkret jobbannons för tjänsten.
    Jobbannonsen ska beskriva vad arbetet handlar om samt vilken kravprofil som behövs.
  • Annonserings plats/-er
    Beroende på vilket jobb som ska rekryteras till, avgör var man bäst väljer att publicera en
    jobbannons. Till generella butiksjobb är vanliga kanaler för att annonsera: butikens hemsida, traditionella jobbsidor, arbetsförmedlingen och sociala medier. För specialistroller kan det krävas särskilda platser att annonsera, såsom Linkedin samt på sociala medier.
  • Ansökningar och göra urval
    När ansökningar kommer in ska dessa besvaras att de mottagits och sedan läsas för att kunna göra ett urval. Kravprofilen som är gjord för tjänsten ska användas och jämföras mot ansökningarna som inkommit.
  • Intervjuer
    Det finns många sätt att göra intervjuer. Effektivt är att utifrån urvalet börja med en
    telefonintervju runt 15-20 min för att göra en första check av intresse och person. Om telefonintervjun gått bra, hålls intervju på plats. Vid behov hålls en andra intervju.
  • Referenstagning
    Referenser är en bra och extra säkerhetscheck vid slutet av en rekryteringsprocess, precis innan ett anställningserbjudande ska ges. Dock ska referenser ej användas som ett beslutsunderlag. Två till tre referenser är relevant att kontakta innan ett anställningserbjudande ges.
  • Anställning och introduktion
    Anställningsavtal skrivs och därefter planeras start och introduktion av ny medarbetare.
  • Efterarbete
    Vid avslutet av rekryteringen, måste samtliga kandidater som visat sitt intresse avslutas genom en skriftlig återkoppling.
Flera involverade

Involvera flera personer/medarbetare/kollegor som är delaktiga i rekryteringsprocessen. Genom att vara flera inblandande blir arbetet mer effektivt och kvalitetssäkrat då alla kan ta ansvar för olika delar samt att man bättre kan säkerställa att rätt person anställs. Exempel hur ansvarsområden kan delas upp:

  • Kravprofilen: den/de som verkligen vet vad tjänsten/arbetet innebär, kan enklare formulera kraven för profilen
  • Urvalsprocessen av ansökningarna: flera inblandade i detta moment gör att det går snabbare samt att man förhindrar skeva urval
  • Intervjuarbetet: det finns fördelar att vara två representanter med i mötet/intervjun – både för att kunna anteckna, inte missa information och ställa följdfrågor
  • Administrationen: att besvara ansökningar och återkoppla till kandidater är en viktig del i rekryteringsarbetet och detta moment kan ligga som ansvarsområde för någon som tar det från början till slutet.
Tänk på butikens ”Employer Brand” och varumärket

För att locka rätt sökande/kandidater behöver man som butik/verksamhet idag tänka på hur man presenterar butiken. Varje ansökan/kandidat är en möjlig anställd eller även kund. Ge en så verklig och genuin bild av er som möjligt. Hemsidan är en bra kanal att presentera sig och hur det är att jobba på arbetsplatsen. Vid all kontakt med butiken, oavsett via mail eller intressemeddelande via hemsidan, så är återkoppling a och o för att man ska upprätthålla en god bild av sitt arbetsgivar – och kundvarumärke.

Regelverk som påverkar rekryteringsarbetet

Hantering av personuppgifter vid rekryteringar
All information och hantering av ansökningsbrev/CV.n mm och som ska sparas, kräver samtycke av de sökande. En sökande som tror sig vara diskriminerad har enligt Diskrimineringslagen rätt att höra av sig inom två år, vilket gör att man måste spara samtliga uppgifter om kandidaterna under denna tidsperiod. Det bra sätt att idag hantera ansökningshandlingar för att följa de regler som gäller enligt GDPR är att ha ett rekryteringssystem. Manuell hantering av ansökningar kräver viss handpåläggning för att uppnå personuppgiftshanteringskrav som gäller.

Företrädesrätten
Efter uppsägningar på grund av arbetsbrist kan vissa uppsagda medarbetare ha rätt till företrädesrätt till återanställning när det dyker upp en vakans. Det kan också gälla en säsongsarbetare som varit anställd i mer än sex månader under de senaste två åren eller varit anställd två säsonger i rad.

Jämlika rekryteringar
Genom att arbeta med en struktur i rekryteringar främjar man även att arbetet ej påverkas av fördomar, partiskhet eller att man omedvetet diskriminerar någon kandidat. För hur medveten och strukturerat man än arbetar så finns det ändå risker att någon upplever sig åsidosatt, direkt eller indirekt. Att alltid utgå ifrån en kravprofil och annonstexten för tjänsten, underlättar även en objektiv rekryteringsprocess.

Att genomföra anställningsintervjuer

Anställningsintervjuer kan hållas över telefon, över web/Teams eller fysiska på plats. Alla har sina för-och nackdelar, men beroende på vilket skede av rekryteringsprocessen kan påverka vilken typ av intervjuform man väljer för att arbeta så effektivt som möjligt.

Viktigt för alla intervjuer, oavsett vilken form är det viktigt att ställa likartade frågor på ett strukturerat sätt till alla kandidater. Detta för att bedömningsunderlaget av kandidaterna, ska bli så objektiva som möjligt – dvs att man utvärderar samtliga på likadana frågor.

Frågorna man ska ställa bör alltid utgå från kravprofilen. Allt som finns i kravprofilen behöver undersökas på något sätt. Inför varje rekrytering bör man därför skapa eller utgå från en intervjumall för att alla som ska vara delaktiga i intervjuarbetet, ska kan utgå från samma frågor – samt att man säkerställer att man får svar på det som är viktigt för tjänsten. En intervjuguide/mall hjälper även till att det inte läggs onödig tid på att ställa frågor inom områden som inte är viktiga för jobbet.

Praktiska tips inför anställningsintervjuer
Avsätt lika mycket tid för alla intervjuer, och försök hålla tiden. Boka inte in flera intervjuer i en direktföljd. Det behövs tid att summera de svar och den information man får från varje intervju. Dessutom riskerar kandidaterna att mötas, vilket kan skapa obekväma situationer.

Var gärna två representanter med under intervjun för att någon ska kunna föra anteckningar och den andre ska kunna fokusera på samtalet med kandidaten. Genom att vara fler med under intervjun säkrar man även att kunna fånga upp vissa följdfrågor. Efteråt kan man tillsammans stämma av hur man uppfattat personen, kanske har olika saker fångats upp, eller kanske blir bilden mer nyanserad. Vid flera med i en intervju minskar man risken att bedömningar även görs på grund av dolda fördomar och skevheter.

Under intervjun
Ett trevligt möte skapar goda förutsättningar att uppvisa den bästa sidan av varumärket och att kandidaten/-erna känner sig bekväma så de ger en så öppen och ärlig bild av sig själv.

  • Välj noga en bra plats – boka in ett rum där intervjun kan hållas som är ostört från övriga verksamhet och som är en trevlig mötesplats-
  • Fokus – försök att ha ögonkontakt så mycket som möjligt, undvik att anteckna. Om anteckningar måste göras, välj korta stödord med papper och penna istället för på en laptop. Det krävs fokus för att kunna lyssna aktivt, dvs höra det som inte alltid sägs och kunna fånga upp det som uttrycks genom kroppsspråk.
  • Guidningen – skapa ett naturligt möte, där man styr frågorna och håller tiden på ett smidigt sätt. Tänk på ditt eget kroppsspråk och ha naturlig hållning, utan korsande armar eller tillbakalutande hållning. Kroppsspråk kan signalera övertag eller öppenhet, skapa osäkerhet eller skapa trevliga förutsättningar.
Upplägg på en anställningsintervju

Syfte med en anställningsintervju är att både arbetsgivare och kandidat ska få chans att utvärdera varandra, därför måste det finnas en ömsesidig respekt för samtalet och för tiden som är avsatt för respektive del av intervjun.
Ett vanligt förekommande upplägg av en anställningsintervju är följande:

  • Inledning –presentera din /era roller, syftet med intervjun och hur lång tid som är avsatt, beskriv arbetsplatsen övergripande, berätta om den lediga tjänsten och ge exempel på en arbetsdag och de mest förekommande arbetsuppgifterna.
    Ha utrymme för frågor från kandidaten.
  • Frågor till kandidaten – utgå från förberedda frågor som främst fokuserar på de kompetenser och erfarenheter som krävs för jobbet (utifrån kravprofilen). För att förstå kandidatens erfarenheter, sätt att ta sig an arbetsuppgifter, är det bra att ställa frågor där kandidaten måste beskriva konkreta exempel på hur han/hon tänker och gör vid vissa situationer. Undvik frågor som kan besvaras med ja/nej. Använd istället öppna frågor som börjar med: ”vad”, ”när”, ”hur” eller t ex ”berätta om”.
  • Avslut-mot slutet av intervjun sammanfattar man allt som diskuterats och ger kandidaten en chans att komplettera något man inte pratat om samt att ställa frågor. Förklara hur fortsatt process ser ut, när sker återkoppling, vad är nästa steg och när avses rekryteringsarbetet vara avslutat.
    Ta reda på eventuella löneanspråk och vilken tid för tillträde (uppsägningstider) kandidaten har.
Efter en anställningsintervju

Skriv ner en summering av intryck för kandidaten. Har ni varit flera med under intervjun, ta tiden och stäm av uppfattningen och gör en gemensam reflektion och summering. Bestäm vem och när återkoppling ska ges och gör en arbetsfördelning.

Om mer beslutsunderlag behövs för att utvärdera en kandidat kan man komplettera med ytterligare möte men någon annan inblandad. Det mötet kan vara kortare och mer för att få något mer känsla för kandidatens möjlighet att passa in på arbetsplatsen – och för att kandidaten ska få chans att träffa någon mer.

Tester vid rekrytering
Intervjuer kan även väl kompletteras med olika tester, dessa kan genomföras både online för kandidater eller genomföras på plats i samband med intervjun – och oavsett vilket test som används, kan många tester idag ge snabba och säkra komplement för att fatta rätt beslut för anställningserbjudandet. Oavsett vilka tester som används bör dessa enbart användas som ytterligare ett beslutsunderlag.

Det finns många olika tester på marknaden, dessa fångar t ex egenskaper, förmågor eller begåvning. Vilket test verksamheten har bäst nytta av bör diskuteras med en samarbetspartner som kan ge råd om olika tester och deras fördelar.


Statistik och exempel från verkligheten

  • Gör en tidsplanering och plan för vilka som ska vara delaktiga i rekryteringsarbetet
  • Vilket behov finns? Vilken roll och vilken kompetens ska rekryteras?
  • Formulera en kravprofil
  • Välj lämpligaste annonsplatsen
  • Ta emot och hantera ansökningarna
  • Urvalsarbetet, dvs läs igenom brev/cv:n, intervju, eventuella tester och referenstagning
  • Välj lämpligaste annonsplatsen
  • Beslut: vilken eller vilka kandidater ska erbjudas anställning?
  • Anställningserbjudande och anställningsavtal skrivs
  • Återkoppla till alla kandidater som visat intresse för tjänsten

 


Snabba tips för en lyckad rekrytering

  • Använd dig av en strukturerad intervjuteknik. Det kan motverka att falla för fördomar och skeva bedömningar av kandidaterna.
  • Underskatta inte förberedelser och tiden. Att genomföra en bra anställningsintervju är svårt.
  • Säkerställ att alla du intervjuar får samma förutsättningar. Se till att alla i förväg får veta hur intervjun ska gå till och att alla får lika lång tid.
  • Ställ samma frågor till alla. Olika följdfrågor är ok för att få mer information, men ha en ”tumregel”: Skulle jag kunna ställa denna fråga till alla jag träffar? Om svaret är nej bör du inte ställa den frågan.
  • Gör en bra arbetsanalys. Undersök noga vilka egenskaper och färdigheter och beteenden du letar hos kandidaterna.
  • Urvalsarbetet, dvs läs igenom brev/cv:n, intervju, eventuella tester och referenstagning
  • Kopiera inte en gammal kravprofil. Du ska inte bara ersätt ett tomrum, du ska tänka på vilka egenskaper som är relevanta och viktiga för just denna vakans/öppning.
  • Boka inte in för många intervjuer på en och samma dag. De som kommer i slutet på dagen kommer att missgynnas av att du börjar bli trött.
  • Informera kandidaterna i förväg vad intervjun ska omfatta. Då får du bättre svar. Försök inte ”sätta dit” den du intervjuer genom att ha en dold agenda.
  • Ställ bara jobbrelaterade frågor, Undvik att ställa frågor som kan ge dig information som du inte kan hantera.
  • Var ej så fixerad vid tidigare erfarenheter. Erfarenhet säger bara vad du har gjort, inte hur bra du gjort det eller vad du lärt dig av dina erfarenheter.

 

Länkar

Lag om anställningsskydd (LAS) –Lag (1982:80) om anställningsskydd (LAS) | Lagen.nu

Lag om medbestämmande i arbetslivet (MBL) –Lag (1976:580) om medbestämmande i arbetslivet

Lagen om diskriminering i arbetslivet –Diskrimineringslag (2008:567) | Lagen.nu

page.php