HÅLLA LÖNESAMTAL

Lönesamtalets funktion
Syftet med lönesamtalet är att chef och medarbetare gemensamt ska gå igenom och bedöma medarbetarens insats. Lönen och lönesamtalet hör till ett av de viktigare styrinstrumenten för en chef/ledare för att åstadkomma en bättre verksamhet. Det är nödvändigt med motiverade medarbetare som förstår varför de har en viss lön och hur de ska kunna påverka den.

Utmaningar med lönesamtalet
Att hålla ett lönesamtal kan vara en svår uppgift eftersom ofta är lön en känslig fråga både för chef och medarbetare. Ibland finns inte ekonomiska förutsättningar att belöna en medarbetare som man vill och ibland måste man som chef genom en utebliven lönehöjning tydligt påvisa att medarbetarens insatser är undermåliga.

Samtidigt finns det få saker som är så känsliga för medarbetaren, som att lönemässigt bli värderad i förhållande till sin prestation och sina kollegor. Men genom ett förberett, sakligt, strukturerat och dokumenterat lönesamtal finns goda möjligheter att samtalet kan upplevas som en konstruktiv dialog. Som ett stöd för kommunikationen under lönesamtalet, kan det vara bra att utgå från en checklista eller samtalsmall. Det kan även användas som ett förberedelsematerial och användas under lönesamtalet där medarbetare synligt ser de bedömningar man gjort och vilka lönekriterier man utgår ifrån.

Undvik överraskningar
Medarbetaren bör vara medveten av om vad som krävs av honom eller henne för att kunna påverka eller nå en viss lönenivå och prestationsbedömningen och därför ska inte lönesättningen bli en överraskning. En medarbetares prestationer bör diskuteras vid ett flertal avstämningar under året, utöver ett årligt utvecklings- eller lönesamtal. Medarbetaren måste hela tiden vara medveten om vad som ytterligare krävs för att nå en viss lönenivå.

Förutsättningar för lönesättning
För att lyckas med lönesättningen behöver man som chef /ledare främst ta hänsyn till:

  • Löneavtalet för Handelsanställdas förbunds kollektivavtal
  • Använda lönekriterier, dvs likvärdiga parametrar för samtliga att göra bedömningar på
  • Ta hänsyn till hur befintlig lönestruktur ser ut inom verksamheten (har lika roller likvärdiga lönenivåer?)
  • Det mandat och inflytande i lönesättningen man har
  • Diskutera med chef eller andra chefskollegor

Lagar som påverkar

  • Föräldraledighetslagen – föräldralediga får inte missgynnas, utan har rätt till lönesamtal och lönerevision utifrån sina senast kända prestationer oavsett deras föräldraledighet.
  • Diskrimineringslagen – både verksamhetens löneprocess (om sådan finns) och hur lönesättningen görs, ska vara fria från diskriminerande inslag.
  • Lag mot diskriminering av deltidsarbetande och arbetstagare med tidsbegränsad anställning. Man får inte tillämpa löne- och andra anställningsvillkor som missgynnar deltidsarbetande eller arbetstagare med tidsbegränsad anställställning.
  • Förtroendemannalagen – förtroendevalda, dvs fackliga ombud, ska inte få sämre villkor på grund av sitt uppdrag och har även rätt till viss betald ledighet för att utöva sitt uppdrag.
Checklista inför lönesamtalet
  1. Dialog
    Lönesamtalet ska vara en dialog mellan chef och medarbetare. Även din medarbetare måste få tid att förbereda sig och vara införstådd med syftet. Förbered samtalet så att det finns utrymme för diskussion från båda parter.
  2. Mandat och befogenheter
    Gå igenom dina mandat som chef med din överordnade chef. Vilka befogenheter har du att sätta lönen på dina medarbetare? Vilken är riktlinjen för hur mycket utrymme som finns för löneutdelningen för din grupp/avdelning? För att lönesamtalen skall vinna bred acceptans bland dina medarbetare måste du som chef ha spelutrymme och mandat för att kunna ge de löneförändringar som är motiverade.
  3. Delaktighet
    Vet medarbetaren vad han/hon ska göra för att påverka sin egen löneutveckling? Om inte, då blir lönesamtalet det tillfälle ni diskuterar de individuella möjligheterna att påverka sin löneutveckling.
    Förbered vad som medarbetaren ska fokusera på, förbättra eller utveckla. För de medarbetare som inte får en (nämnvärd/önskad) höjning under lönerevisionen, är det särskilt nödvändigt att veta vilka förutsättningar som finns att påverka löneutvecklingen perioden fram till nästa lönerevision.
  4. Lönenivåer
    Det finns ett flertal parametrar att ta hänsyn till inför lönesättningen, såsom:
    Hur ser lönestrukturen/gruppens löner ut? Förekommer någon skevhet hur lönerna är satta? Eller finns någon lönediskriminering som måste åtgärdas? Finns högpresterande medarbetare som kanske redan har en hög lön och som inte kan prioriteras i kommande lönerevision? I så fall måste denna(-e) medarbetare ändå få en uppriktig förklaring och motivering av detta.
  5. Löneutvecklingen
    Se över medarbetarnas löneutveckling under de senaste åren. Jämför denna med kollegor på jämförbara roller.Finns medarbetare som flera år i rad har haft en dålig löneutveckling eller ingen löneutveckling alls? Varför är det så? Har hon/han redan en lön som väl motsvarar ansvar och uppgifter? Har hon/han inte fått tydliga mål att arbeta mot för att påverka sin löneutveckling? Kanske behöver han/hon nya utmaningar i form av nya arbetsuppgifter, en ny uppgift eller olika stödinsatser som t ex utbildning för att komma “på spåret” igen.
  6. Prestationer och insatser
    Gå igenom hur medarbetarens arbetsinsats, arbetssituation, arbetsuppgifter och roll har förändrats under det senaste året. Ha också ett framåtblickande perspektiv – vilken roll på arbetsplatsen och vilken personlig utveckling visar personen?
  7. Ingen förhandling
    Vid ett lönesamtal som bygger på dialog, där även medarbetarens perspektiv tas med – bör det finnas ett utrymme för chef att revidera sitt löneförslag om medarbetarens input är relevant. Lönesamtalet är ingen löneförhandling men det bör finnas visst utrymme för justering om skäl finns för det.
  8. Missa inte föräldralediga
    De medarbetare som varit föräldralediga har samma rätt till ett lönesamtal och en löneökning som övriga medarbetare. Lönerevisionen är till stor del en retroaktiv belöning för insatser gjorda sedan föregående lönerevision. Därför är det angeläget att se tillbaka på de insatser medarbetaren utförde innan han/hon gick på föräldraledighet. Som chef/ledare bär man ett ansvar som arbetsgivare att inte lönediskriminera föräldralediga. Det innebär att om en medarbetare varit föräldraledig sedan föregående lönerevision och det inte finns några arbetsinsatser att utvärdera, kan det ändå vara motiverat med ett generellt påslag.
  9. Dåliga argument
    Dåliga argument hör inte hemma i ett lönesamtal. Ofta är det svårt att stå emot medarbetares krav och motiveringar. Ibland vill man som chef skylla ifrån sig med “Jag skulle gärna vilja ge dig vad du vill ha, men jag får inte”, ”Jag saknar mandat”, ”Passar det inte finns det hundra andra som vill ha jobbet”, ”Lönepotten är så liten” eller ”Du kan inte får mer än andra”.Men var istället rak och ärlig, skyll inte på dåliga argument, dessa har oftast ingenting att göra med medarbetarens kompetens eller prestation.
  10. Förbered dig på kommentarer
    På samma sätt som det finns dåliga argument från chef/ledare, finns risk att medarbetare för fram: ”Hon/han tjänar mer än jag”, ”Jag har xx-antal studieår”, ”Lägenhets-(hus-)köpet blev så dyrt”. Dessa eller liknande argument är ingenting som ska mötas i en konstruktiv diskussion. I dessa lägen är det viktigt att man som chef/ledare enbart håller sig till de sakliga argumenten som kan påverka medarbetarens löneutveckling.


4 snabba punkter inför lönesamtalet

  1. Bjud in till lönesamtal i god tid
    Skicka ut inbjudan med god framförhållning så att medarbetaren får tid att förbereda sig. Boka in tillräckligt med tid så samtalet kan genomföras ostört från övrig verksamhet.
  2. Se över alla underlag
    Samla in den dokumentationen som behövs för en bedömning, t ex vad säger löneolicyn, vilka lönekriterier ska man utgå ifrån, vad säger kollektivavtalet, hur är medarbetarens nuvarande lönenivå och medarbetarens resultat och prestation under det gånga året. Gör en samlad bedömning av alla faktorer.
  3. Tänk igenom en motivering
    Förbered det som ska förmedlas under lönesamtalet. Hur motivera löneförslaget och vilka argument behövs?
  4. Förberedelse på reaktioner och argument
    Fundera igenom vilka reaktioner och argument som kan komma.

 

Stöddokument

Guide Lönesamtalsmall

page.php