AVSLUT/OFFBOARDING

Det är viktigt att ha en väl fungerande och smidig avslutningsprocess, även kallad offboardingprocess. Vid avslut av anställningar är det en rad lagar och regler som träder in, exempelvis ska semesterersättning betalas ut och i vissa fall ska medarbetare informeras om företrädesrätt.

En strukturerad offboardingprocess minskar risken att man som arbetsgivare missar sina arbetsrättsliga skyldigheter och även viktigt ur ekonomiskt hänseende, såsom att avsluta alla kostnader kring en medarbetare i tid. Även ur en säkerhetsaspekt är det viktigt att säkerställa en strukturerad offboarding, då medarbetare som slutat ska t ex inte längre ha tillgång till nycklar, passerkort, inloggning, koder med mera.

Hur avslutet blir, påverkar arbetsgivar- och kundvarumärket

Lika viktigt som det är att göra en bra introduktion är det viktigt att se till att medarbetaren får ett bra avslut. Hur anställda påverkar arbetsgivarvarumärket benämns ofta som employee branding. Vad många kanske inte tänker på är att även medarbetare som lämnat butiken är med och bidrar till både arbetsgivar- och kundvarumärket.

Avslutet präglar till stor del den uppfattning och känsla som medarbetaren bär med sig från arbetsplatsen. De som lämnar med en positiv bild och pratar gott om sitt förra jobb blir goda ambassadörer för butiken/arbetsgivaren.

I många fall kommer en arbetstagares egen uppsägning som en överraskning för närmaste chef. I vissa fall kan det handla om en medarbetare man verkligen vill behålla eller som man satsat mycket på i olika utvecklingssammanhang. Ett gott ledarskap innebär att såväl förstå som glädjas över att medarbetaren får nya möjligheter både i och utanför verksamheten. Att försöka få behålla, eller få tillbaka medarbetaren genom att erbjuda t ex högre lön eller andra arbetsuppgifter är av erfarenhet en kortsiktig lösning i de situationer medarbetaren verkligen vill göra något annat. Istället kan det vara mer relevant att ha fokus på en god offboardingprocess, så att medarbetaren istället efter några år utanför organisationen, kanske väljer att komma tillbaka

Boomeranger

Under senaste tiden har det blivit ett utökat fokus på tidigare anställda i så väl arbetet med employer branding som i rekryteringsprocesser. Det har blivit allt vanligare att arbetsgivare satsar målmedvetet på att återrekrytera tidigare anställda, s k ”boomeranger” . Det kan vara mycket positivt för arbetsgivaren att medarbetare kommer tillbaka med nya erfarenheter och utökad kompetens, antingen i liknande roll eller i en annan. En stor fördel är att tiden för introduktionen reduceras avsevärt, då de anställda redan har de grundläggande kunskaperna för verksamheten, rollerna och känner till normer och kulturen i butiken.

Tydliga rutiner och utvärdering

Processen effektiviseras genom att ha någon form av checklista och /eller systemstöd för vad som ska göras och vem som är ansvarig. Genom att reflektera över vad som gick bra respektive mindre bra samt utvärdera processen kan den hela tiden förfinas.

Avgångsintervjuer och enkäter

När medarbetare slutar är det värdefullt att ta tillvara deras synpunkter och erfarenheter. Genom att hålla avgångsintervjuer eller genomföra enkätundersökningar får man en viktig återkoppling om verksamheten. Underlaget är värdefullt för att utveckla verksamheten, men det bidrar också till att medarbetare som slutar känner att deras återkoppling är viktig och blir tillvaratagen.

Syftet är att få synpunkter på företaget och dess ledarskap, personalpolitik, kompetensutveckling och liknande frågor. Inte minst får man reda på anledningen till att den anställde slutar, vilket kan bidra till att arbetsgivaren eventuellt kan genomföra åtgärder som minskar personalomsättningen. Anställda kan även lämna synpunkter på hur man uppfattat att företaget agerat i samband med själva uppsägningen/avslutet.

I de fall som avgångsintervjuer hålls bör de göras av någon inte varit den anställdes chef. Det är då större sannolikhet att man får en årligare feedback från medarbeten.


TIPS FÖR BRA AVSLUT

  • Kom överens med medarbetaren hur och när ni ska kommunicera att den ska sluta. För att minska risken för ryktesspridning är det dock bra att låta övriga medarbetare få veta det så snart som möjligt.
  • Informera om uppsägningstid, hur får man arbetsgivarintyg, tjänstgöringsbetyg mm
  • Planera för överlämning av arbetsuppgifter och ansvarsområden till efterträdare.
  • Boka in ett avslutningssamtal där ni följer upp anställningstiden och där medarbetaren får tillfälle att framföra synpunkter mm.
  • Ordna avtackning för medarbetaren och genomför så lika avtackningar som möjligt för alla som ska sluta.
  • Om det är möjligt, låt gärna medarbetaren möjligheten att framföra åsikter anonymt. Det kan göras genom en enkätundersökning eller en avgångsintervju, som genomförs av annan än chef. Detta utgör ett verktyg för att utveckla arbetsplatsen.

 

page.php