ATT HÅLLA MÖTEN – ETT AV DE VIKTIGASTE LEDARVERKTYGEN

Möten är ett av de viktigaste ledarskapsverktygen för chef/ledare eftersom de lägger vägen från strategi och mål för verksamheten till att direkt nå ut till medarbetare.

Möten skapar effektivitet i ledarskapet och möjliggör även effektivitet i medarbetares vardag och ökad delaktighet för verksamheten.

En arbetsplats som satsar på bra möten får ett ökat engagemang, starka team, en sund arbetsmiljö och bättre lönsamhet på köpet.

Olika typer av möten
  • Arbetsmötet
    Har ett tydligt syfte som informeras av de som är inbjudna. Förklara att delaktighet krävs av alla involverade i mötet. Börja och avsluta i tid.
  • Spontanmötet
    Ett bra mellanting till ett planerat arbetsmöte. Många idéer och utveckling pågår ständigt i det dagliga arbetet där en aktivitet hakar i en annan och då kan man i fånga detta i ett spontant möte.
  • Informationsmötet
    Vid större och viktigare (lednings-)beslut och händelser på arbetsplatsen såsom t ex förändringar, säsongsplaner mm hålls ett informationsmöte som är planerat och där medarbetare bjuds in. Under detta möte är ej syftet att få igång en dialog utan information ges från den som håller i mötet.
  • Avstämningsmötet
    Denna form är en spontan uppföljning, mötet kan även planeras/bokas in i förväg. Detta möte kan behövas när t ex en deadline närmar sig, när de mål som satts upp måste få fokus, eller bara för att stämma av den generella arbetssituationen.
  • Idémötet
    Ett inplanerat möte för att tillsammans skapa engagemang och kreativitet för en fråga/område. Ofärdiga tankar får möjlighet att i gemenskap utvecklas till nya förslag eller idéer.
  • Feedbackmötet
    Syftet med mötet är att ge direkt återkoppling på person, arbetsresultat eller insatser.
  • Distansmötet
    Ett komplement till det fysiska mötet som sker över telefon, video, eller webcam.
  • Konferensen
    Ett mer omfattande möte, i både tid och innehåll, som lämpar sig för större frågor som ej hinns med i den dagliga verksamheten, i de regelbundna operativa mötena.

 

Faktorer som gör att möten blir konstruktiva
  • Struktur
    Var tydlig med syftet för mötet och vad som förväntas av deltagarna. Är det ett informations- , diskussions- eller beslutsmöte?
  • Bjud in rätt personer
    Bjud in personer som både tillför och får ut något av mötet.
  • Sätt en agenda
    Gör en tydlig agenda och tidsätt mötet och punkterna som ska gås igenom. Om ett längre möte, planera in en paus.
  • Dynamik – inkludera alla
    Se till att alla blir involverade i diskussioner, se till att alla får och kan komma till tals och ta tag i eventuella konflikter.
  • Håll tiden
    Följ agendan, håll tiden och om vissa diskussioner blir omfattande, bryt för att kunna hålla uppsatt tid.
  • Avslut
    Summera mötet vid avslutet, med anteckningar i punktform. Sätt deadline för det som ska göras, och vem som är ansvarig. Återkoppla vid nästa möte och meddela vad som hänt sedan senast.

 

 
page.php